Hoe lang moet je de boekhouding bewaren als ondernemer?
Vraag jij je ook wel eens af hoelang de boekhouding bewaard moet blijven? Stel dat de Belastingdienst bij jouw onderneming langskomt voor een controle. Dan wil je wel goed voorbereid zijn. In deze blog leggen we je daarom uit hoe lang je je boekhouding moet bewaren.
Boekhouding bewaren: dit zijn de bewaartermijnen
Bedrijven en zelfstandigen moeten hun boekhouding volgens de wet verplicht bewaren. Dit heet de fiscale bewaarplicht. De fiscale bewaartermijn van je boekhouding is 7 jaar. Wat je moet bewaren zijn de basisgegevens van je administratie. Namelijk:
- het grootboek
- de debiteuren- en crediteurenadministratie
- de voorraadadministratie
- de in- en verkoopadministratie
- de loonadministratie
De basis kan ook uit meer gegevens bestaan, denk aan de projectadministratie van een bouwbedrijf of de opdrachtregistratie bij een accountantskantoor. Levert jouw bedrijf ICT of online diensten, telecom of radio- en televisieomroepdiensten? Dan is de wettelijke bewaartermijn van je administratie 10 jaar.
Zijn er onroerende zaken aanwezig, zoals je bedrijfspand? Deze administratie moet je als bedrijf 10 jaar bewaren.
Wanneer geldt de fiscale bewaarplicht voor je boekhouding?
De fiscale bewaarplicht voor de boekhouding geldt voor alle ondernemers, van ZZP tot VOF en BV. Hierbij zijn zaken als brand, diefstal of een gecrashte computer geen reden om je hiervan kwijt te schelden. Zorg dus dat je je administratie altijd op 2 plekken bewaart of een back-up hebt.
In welke vorm moet je de gegevens bewaren?
De boekhouding kun je natuurlijk op papier of digitaal bewaren. Onder administratieve gegevens vallen dus niet alleen papieren documenten maar ook digitale gegevens, die op gegevensdragers staan. Denk hierbij aan harddisks, usb-sticks, cd’s of dvd’s. Ook de cloud, die je vaak bij online boekhouden gebruikt, is een ‘gegevensdrager’ volgens de Belastingdienst. Ook daar moet je de boekhoudgegevens dus kunnen laten zien bij een controle. Een print van je online boekhouding is dan niet genoeg.
Wel kan de Belastinginspecteur bij een controle vragen naar een auditfile; een uitdraai van je grootboeken. Dit bestand kun je makkelijk printen vanuit je boekhoudpakket.
Ik besteed mijn boekhouding uit, hoe zit het dan met de bewaartermijn?
Besteed je (een deel van) je administratie uit, bijvoorbeeld aan ons? Dan vallen ook de gegevensdragers die het administratiebureau bewaart met informatie van jouw onderneming onder de fiscale bewaarplicht. Je bent er zelf verantwoordelijk voor dat al je gegevens ook nog na 7 jaar online beschikbaar zijn. Je kunt hier afspraken over maken met ons administratiekantoor.
Wat zijn de eisen aan mijn online boekhouding?
Als je je administratie omzet van papier naar online (de Belastingdienst noemt dit ‘conversie’) dan moet de online boekhouding aan deze 4 voorwaarden voldoen:
- je zet alle gegevens over,
- de gegevens moeten juist en volledig zijn
- de nieuwe gegevensdrager moet tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar zijn.
- Je moet de geconverteerde gegevens snel leesbaar kunnen maken.
Hierbij ben je zelf verantwoordelijk voor authenticiteit, integriteit en leesbaarheid van je documenten. Dit geldt dus bijvoorbeeld voor ingescande inkoop- en verkoopfacturen. Je mag ook bonnetjes inscannen, zolang deze juist en volledig leesbaar zijn. De originelen hoef je niet te bewaren. Maar staat er extra informatie op de fysieke bonnetjes, dan is het aan te raden om die toch te bewaren.
Wat gebeurt er als je je niet aan de bewaarplicht houdt?
Houd je je niet aan de fiscale bewaarplicht, dan riskeer je een dikke boete. Als je het echt slecht doet, kun je zelfs vervolgd worden. Maar maak je geen zorgen; met eigenlijk alle Nederlandse boekhoudpakketten voldoe je algauw aan de wettelijke bewaarplicht. En besteed je je administratie aan ons uit? Dan zorgen wij dat je gegevens altijd op de juiste manier bewaard worden.
Wil je je boekhouding aan ons uitbesteden? Neem contact op!
Zo, nu weet je hoe lang je je boekhouding moet bewaren en waar je aan moet denken. Wordt het je allemaal wat veel? Je kunt ook je boekhouding aan ons uitbesteden! Dan hoef je je nooit meer druk te maken om grootboeken, MOSS-regelingen, jaarrekeningen of belastingaangiftes. Wij regelen alles voor je, en ondertussen krijg jij maximaal inzicht in je financiële gegevens. Meer weten? Neem contact op!